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Secteur public, collectivités, institutions

Secteur public, collectivités, institutions

Mettre la performance de mon système d’impression et de dématérialisation au service des usagers

Au sein de ma structure, qu’elle soit publique ou institutionnelle, la spécificité de mon métier impose l’acquisition d’un système d’impression et de dématérialisation exigeant. Ma politique RSE me pousse en outre à la mise en place de systèmes intégrant les contraintes environnementales, chiffres à l’appui.

Avec une cellule d’appel d’offre dédiée, Dactyl et OMR répond aux demandes des organismes publics dans le respect des spécifications et avec l’œil de l’expert depuis plus de 40 ans.

Dactyl et OMR me proposent un ensemble de solutions d’impression et de dématérialisation ciblées secteur public et institutions, répondant aux exigences de qualité de service, d’efficacité et à la spécificité de mes contraintes réglementaires.

 

Collectivites

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Les informations recueillies via le site dactyl-omr-solutions.fr (ci-après désigné « le Site ») ont vocation à être traitées par la société Dactyl OMR, responsable de traitement, aux fins de traitement de votre demande de renseignement.
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Dactyl et OMR m’accompagnent selon mes besoins métier :

Gestion du parc impression et de ses usages

  • Bénéficier d’une disponibilité permanente de mes matériels et logiciels : maintenance préventive, supervision et approvisionnement en consommables.
  • Réduire mes coûts d’impression et ma facture énergétique.
  • Bénéficier d’une prédictibilité des dépenses et d’un engagement de services.
  • Mettre en place une politique d’impression proche des utilisateurs avec des alertes environnementales et des reportings réguliers (MPS).
  • Disposer d’un portail client 24/7 pour une prise en charge en temps réel de ma demande (consommables, interventions, factures...).
  • Répondre aux besoins de mobilité des utilisateurs et de re-facturation des impressions : authentification, cryptage, impression mobile sécurisée (local ou Cloud).
Secteur public, collectivités, institutions
Secteur public, collectivités, institutions

Solutions de dématérialisation et de gestion des documents :

  • Dématérialiser mes documents entrants/sortants en suivant mes process administratifs et financiers.
  • Accélérer mes flux d’information et de traitement des documents.
  • Réduire mes coûts d’affranchissement et manipulations fastidieuses de documents.
  • Réduire les délais avec la signature électronique.
  • Réduire les archives papier et apposer les certifications juridiques nécessaires sur mes documents (RGS* et RGS**).
  • Sécuriser mon activité, archiver et certifier mes documents depuis mon multifonction vers un coffre-fort numérique dans le cloud.
  • Centraliser l’accès aux informations au travers d’un portail sécurisé accessible en ligne (web/cloud privé ou public) et conforme avec la RGPD*.

Ils témoignent...

Logo Communauté de Communes Centre Mauges

" Mutualiser, c’est économiser à la Communauté de Communes Centre Mauges. Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Les économies réalisées vont de 20 à 30 % pour certaines communes... Quand d’autres les multiplient par trois ! Une telle mutualisation, tant des achats que du volume copie, est réellement efficace."
 

La Communauté de Communes Centre Mauges compte 11 communes rassemblées autour de quatre axes majeurs : le développement de l’attractivité économique et touristique, l’aménagement du territoire communautaire et le développement de la qualité de vie, l’épanouissement de la population, le développement du soutien aux publics.

Florian Boisseau, responsable informatique de la communauté, vient tout récemment de retenir OMR pour mener une opération de mutualisation du parc Impression.
« Notre communauté possède un parc Impression disparate avec des matériels présentant des caractéristiques, des services et des contrats variés. Il s’avérait donc utile de pouvoir harmoniser au mieux cet ensemble. Aujourd’hui, dans le déploiement du projet, près de la moitié des communes sont partie prenante.

→ Poser le cahier des charges
Finalement, c’est cette étape qui fut la plus difficile à mener. Il m’a fallu faire l’inventaire de chaque commune, repérer les besoins et les modes d’utilisation, mettre à plat les contrats. En cela, les conseils de Christian Bidet d’OMR m’ont été précieux. Etant déjà en relation avec lui pour une autre prestation, il a su m’aider à éviter certaines zones d’ombre, à bien faire le tour de la situation afin de bâtir un cahier des charges clair, lisible et complet.

→ Une décision simple
Avec un cahier des charges bien préparé, il nous a été aisé d’analyser les propositions qui nous ont été faites. Notre objectif était précis : réaliser des économies d’échelle substantielles par cette mutualisation. La réponse d’OMR a été la plus lisible, et la moins onéreuse. Aujourd’hui, nous avons déployé 6 copieurs couleur et 4 copieurs noir & blanc sur 5 communes.

→ Du simple au triple
Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Les économies réalisées vont de 20 à 30 % pour certaines communes... Quand d’autres les multiplient par trois ! Une telle mutualisation, tant des achats que du volume copie, est réellement efficace. Pour preuve.

→ Vers demain
Cette mutualisation s’inscrit dans une vision à long terme. Elle prouve bien qu’on ne peut continuer à voir localement et que des approches, des moyens communs ne peuvent qu’apporter des plus à chacun. C’est en cela qu’une des prochaines étapes pourrait se développer par une réflexion autour de la GED. A suivre... »
Florian Boisseau, responsable informatique de la Communauté de Communes Centre Mauges
Logo Mairie d'Orléans

"Au final, Dactyl-OMR s’est révélée le mieux disant sur les plans technique et financier. L’installation de matériels neufs nous offre aujourd’hui une cohérence appréciable, notamment pour ce qui concerne la direction de l’éducation qui loue désormais son matériel et réalise depuis des économies sur les contrats de maintenance."

► Un déploiement d’envergure au service d’un groupement de commandes public

Début 2014, Dactyl-OMR a été retenue par la Mairie d’Orléans (coordonnateur du groupement de commandes avec le Centre Communal d’Action Sociale, la Communauté d’Agglomération Orléans Val de Loire et trois villes de l’agglomération : la Mairie de Fleury-les-Aubrais, la Mairie de Semoy, la Mairie de St.Hillaire) à l’occasion d’un appel d’offre concernant près de 800 machines en groupement de commandes.

→ L’objectif : la rationalisation du parc d’impression et un déploiement sensible en période préélectorale.

Compte tenu des volumes d’impression des différents acteurs de ce marché, la demande portait sur une réduction du nombre des imprimantes, avec la volonté de mutualiser au maximum le nombre des équipements. Un challenge lorsque la seule ville d’Orléans compte quelque 170 sites. Le marché précédent comprenait, en outre, du matériel reconditionné qui rendait le parc hétérogène en termes de qualité.

« Nous avons eu de nombreux contacts commerciaux et techniques avec Dactyl-OMR lors de la phase d’étude, explique Alain Bourgogne, responsable éditique à la ville d’Orléans, pilote du projet. Au final, Dactyl-OMR s’est révélée le mieux disant sur les plans technique et financier. L’installation de matériels neufs nous offre aujourd’hui une cohérence appréciable, notamment pour ce qui concerne la direction de l’éducation qui loue désormais son matériel et réalise depuis des économies sur les contrats de maintenance.

L’installation d’une solution Zeta Manage “COMI” au travers notamment de PCounter autorise la traçabilité des impressions et des copies, dans une démarche pédagogique de prévention et d’information, sans volonté d’entrer dans un système coercitif de reroutage autoritaire.

Deux presses couleurs aux caractéristiques techniques identiques en reprographie nous permettent de rééquilibrer notre qualité de production par rapport à l’existant précédant, tout en conservant une même capacité de production.

Dactyl-OMR a fait preuve d’une bonne prise en compte des problématiques de l’ensemble des clients et a su apporter une prestation irréprochable, à la hauteur des objectifs. Nous avons notamment apprécié la capacité des équipes à assurer un déploiement de ce niveau dans le respect des enjeux posés : commencé en janvier 2014, le déploiement était réalisé à 95% le 15 février (avant les élections municipales). »

Désormais, tous les semestres une réunion de suivi entre Dactyl-OMR et les différents protagonistes, est effectuée pour l’accompagnement au projet, dans un climat de partenariat pendant les cinq ans du marché.
Alain Bourgogne, responsable éditique à la ville d’Orléans
Logo Approlys

"17 communes et une centaine de collèges de recevoir 500 copieurs multimarques équipés de leurs logiciels d'impression nouvelle génération. L'application du "coût à la page" à l'ensemble du parc impression, la réduction du nombre d'imprimantes permise par la solution Zeta'manage et le passage au protocole d'échange standard PES V2 avec la solution Delta'doc."
 

► DACTYL-OMR référent APPROLYS pour les solutions d'impression

Centrale d'achats territoriale au service des collectivités publiques et organismes privés, Approlys a titularisé Dactyl Buro pour les demandes mutualisées de ses membres en matière de solutions d'impression. Suite à cette notification, un premier marché a été conclu entre Dactyl Buro et le Conseil Départemental du Loiret.

Dactyl-OMR devient ainsi et pour les 4 prochaines années le référent d'Approlys (deuxième centrale d'achats publique française, par la capacité d'achat de ses 470 adhérents) en matière de conseil, mise en oeuvre et suivi des solutions d'impression. Un premier accord cadre signé avec les 30 membres Approlys du Conseil Départemental du Loiret permet d'ores et déjà à 17 communes et une centaine de collèges de recevoir 500 copieurs multimarques équipés de leurs logiciels d'impression nouvelle génération. L'application du "coût à la page" à l'ensemble du parc impression, la réduction du nombre d'imprimantes permise par la solution Zeta'manage et le passage au protocole d'échange standard PES V2 avec la solution Delta'doc figurent par ailleurs parmi les prestations actuellement en cours de mise en oeuvre sur le département du Loiret.
Centrale d'achats territoriale Approlys
Logo Mairie de Darvoy

"Delta’doc nous permet d’automatiser la dématérialisation des documents, de rationaliser leur classement et leur archivage, et d’en faciliter le partage : les élus peuvent consulter les documents directement sur le poste de travail. Grâce à la numérisation des documents, nous n’envoyons plus aucune facture à la Trésorerie."

► Dématérialisation Delta’doc facilite le PES V2 à la mairie de Darvoy

Le passage au PES V2 étant une obligation, autant opter pour une solution de dématérialisation efficiente ! En choisissant la solution Delta’doc, la mairie de Darvoy (45) répond ainsi pleinement aux exigences de dématérialisation de la chaîne comptable…

→ Répondre aux exigences de dématérialisation du document

Le protocole d’échange standard PES V2 a mis un terme aux échanges de documents “papier” entre les collectivités et le Trésor Public le 1er janvier 2015. Pour répondre aux exigences de dématérialisation du document, les adaptations auxquelles la Mairie de Darvoy (Loiret) doit satisfaire concernent :
• la numérisation de toutes les pièces papier justificatives reçues des tiers, notamment les factures et les délibérations du conseil municipal,
• la modernisation du système d’information, pour veiller à la compatibilité des matériels et logiciels avec le PES V2,
• la mise à niveau des matériels d’impression et de numérisation. »
C’est pourquoi la Mairie de Darvoy a opté pour la solution Delta’doc : « le passage au PES V2 étant une obligation, il nous a bien fallu nous adapter, explique Nathalie Paillet, secrétaire principale de la mairie de Darvoy. Les propositions de Dactyl Buro et la démonstration qui nous en a été faite, nous ont convaincus de l’intérêt de cette solution pour la dématérialisation de nos documents. »

→ De la dématérialisation du document à son partage, son classement, son archivage…

Au-delà de la dématérialisation du document, la solution Delta’Doc permet le classement du document selon sa nature et le service concerné (comptabilité, paie…). À la Mairie de Darvoy, trois personnes utilisent Delta’doc sur un photocopieur dédié : les documents papier sont scannés, et une fois numérisés, directement classés à partir du photocopieur et récupérés sur l’interface Delta’doc.
« Delta’doc nous permet d’automatiser la dématérialisation des documents, de rationaliser leur classement et leur archivage, et d’en faciliter le partage : les élus peuvent consulter les documents directement sur le poste de travail. Grâce à la numérisation des documents, nous n’envoyons plus aucune facture à la Trésorerie. Nous répondons donc pleinement aux obligations de dématérialisation de la chaîne comptable telle qu’exigée par le PES V2. Par ailleurs, la gestion électronique du document représente un gain de temps lorsqu’il nous faut rechercher un document. S’il nous a fallu nous adapter à son utilisation, cette solution se révèle au final très pratique. »
Mairie de Darvoy
Logo Golfe du Morbihan

“ Son atout ? C’est pour moi, avant tout, une question de rapidité. Avant, nous scannions les documents un à un, c’était long. Maintenant, il me suffit de préparer les factures en amont, je les positionne dans le multifonction, une facture, une feuille blanche etc. Et en moins de cinq minutes la numérisation des factures reçues est effectuée."

Le 1er janvier 2017, la Communauté de communes de la Presqu'île de Rhuys, Loc'h Communauté et Vannes agglofusionnent pour former une nouvelle intercommunalité, Golfe du Morbihan - Vannes Agglomération, avec plus de 160 000 habitants répartis dans 34 communes.

→ Contexte et problématique :
Aujourd’hui, il n’est pas une entreprise, une collectivité pour qui le traitement, la gestion du document ne soit un réel enjeu.
Olivier Goupil, adjoint au DSI de Vannes Agglomération le pose ainsi : “ dans le cadre du marché public passé avec OMR, et avec les objectifs de dématérialisation qui nous sont assignés, nous avons missionné notre prestataire pour nous fournir une solution de traitement numérique du document.
Notre réalité, ce sont factures et documents divers qui, tous les jours, doivent être enregistrés, archivés, redirigés. Jusque-là, il fallait les traiter individuellement, manuellement ce qui était un travail long et fastidieux. ”

→ Objectifs, solutions(s) :
L’objectif assignés à la solution Delta’doc est précis :
- gagner du temps,
- augmenter la productivité des collaborateurs,
- adapter le processus de dématérialisation en fonction de l’organisation,
- retrouver aisément un document numérisé.
“ Notre volonté était de pouvoir dématérialiser les factures ou tout autre document susceptibles d’être transmis à la préfecture.
OMR nous a convié à une démonstration dans ses locaux, démonstration qui s’est avérée parfaitement convaincante.
Mise en place il y a maintenant près de 3 ans, nous bénéficions du recul nécessaire et suffisant pour mesurer l’efficacité de la solution Delta’doc.
En ce qui concerne son installation et son déploiement, sa mise en œuvre a été d’une extrême simplicité.
Cette solution qui nous satisfait pleinement aujourd’hui va, à moyen terme, être complétée par une gestion électronique du document.
Nous sommes certains, auprès d’OMR, de trouver conseils et solutions parfaitement avisés. ”

→ Résultats, bénéfices :
Rapidité, partage, efficacité sont enfin rassemblés. Au quotidien, c’est Alice Guillevic, standardiste à Vannes Agglomération qui utilise Delta’doc.
“ Son atout ? C’est pour moi, avant tout, une question de rapidité. Avant, nous scannions les documents un à un, c’était long. Maintenant, il me suffit de préparer les factures en amont, je les positionne dans le multifonction, une facture, une feuille blanche etc. Et en moins de cinq minutes
la numérisation des factures reçues est effectuée.
Une fois la manipulation faite sur le Drive, je suis assurée que la comptabilité a accès aux données. ”»

“ C’est pour moi, avant tout, une question de rapidité. ”
Alice Guillevic, standard Vannes Agglomération
Alice Guillevic, standard Vannes Agglomération
logo Ville d’Orgères

« Avec Delta’doc, nos paquets de factures sont scannés en un seul passage. Les fichiers numérisés vont se ranger automatiquement dans le bon dossier sur le serveur ; 
Cet outil est accessible à tous sur le copieur, et en fonction des besoins identifiés, différentes fonctions sont accessibles : envoi des emails avec une pièce jointe, envoi des scans à tous les élus, un scan qui envoie dans le dossier des marchés, l’autre vers le dossier “divers”…»

On gagne du temps dans la numérisation des documents entrants. L’outil est convivial et vraiment facile d’utilisation."

Nombre d’administrés : 4 000 habitants

Contexte et problématique : La Mairie d’Orgères (Ille-et-Vilaine) a profité du renouvellement de son matériel d’impression pour intégrer la numérisation des documents entrants.
« Nous disposions d’un copieur en fin de vie, que nous avons souhaité remplacer dans le cadre d’un marché public, explique Sabine Lechâble, responsable pôle Administration Générale Ville d’Orgères. Nous avons au final acquis trois équipements : le copieur principal de la Mairie plus deux copieurs destinés à l’équipement des écoles de la commune. Aujourd’hui, le circuit interne des documents est entièrement numérisé, de leur arrivée à la Mairie jusqu’à la perception. »

Objectifs, solutions(s)
« Les objectifs exprimés lors de notre consultation et sur lesquels nous avons retenu OMR sont :
- la facilité de fonctionnement du copieur, son niveau de performance, son ergonomie et sa robustesse,
- la pertinence des moyens mis en œuvre pour assurer la maintenance préventive et curative,
- les moyens offerts aux utilisateurs dans le cadre du service après-vente, en matière de formation
- le coût global acquisition-maintenance.»

« Le copieur est utilisé par tous les services de la commune et les associations pour lesquelles nous le mettons à disposition. Cela représente entre une quinzaine et une vingtaine d’utilisateurs. Au-delà de la montée en gamme, toujours appréciable mais directement liée au fait que les matériels évoluent, nous sommes montés en compétences avec la solution de numérisation. »

Résultats, bénéfices
« Avec Delta’doc, nos paquets de factures sont scannés en un seul passage. Les fichiers numérisés vont se ranger automatiquement dans le bon dossier sur le serveur ;
Cet outil est accessible à tous sur le copieur, et en fonction des besoins identifiés, différentes fonctions sont accessibles : envoi des emails avec une pièce jointe, envoi des scans à tous les élus, un scan qui envoie dans le dossier des marchés, l’autre vers le dossier “divers”…»
On gagne du temps dans la numérisation des documents entrants. L’outil est convivial et vraiment facile d’utilisation. »

« Delatd’doc est un outil convivial qui nous a fait gagner du temps. »
Sabine Lechâble, responsable pôle Administration Générale Ville d’Orgères
logo centre morbihan communauté

"Delta’doc “CaB“ a considérablement changé notre traitement du document. Il nous fait gagner en temps, en efficacité. Nous générons les étiquettes depuis  notre ordinateur en toute simplicité. C’est vraiment une solution qui nous convient."
 

Nombre d’administrés : Près de 15 000 habitants

Le 1er janvier 2017, Baud Communauté, Locminé communauté et Saint-Jean Communauté fusionnent pour former une nouvelle intercommunalité1, Centre Morbihan Communauté2, avec plus de 40 000 habitants répartis dans 19 communes

Contexte et problématique :
Identifier un document entrant, être capable de l’imputer à la bonne personne, au bon service, voilà qui s’avère souvent une tâche complexe, monotone.
Angélique Dareau, comptable de Saint-Jean Communauté, expose les raisons qui l’ont amenée à faire appel à OMR.
“ Avant l’installation de Delta’doc, nous n’étions pas en dématérialisation avec la Trésorerie. Nous devions donc nous mettre devant le multifonction pour saisir manuellement toutes les factures. Autant dire que cette tâche était longue et fastidieuse. Le département du Morbihan étant pilote pour la dématérialisation, il nous a fallu très rapidement trouver une solution. Nous avons consulté OMR qui gérait notre parc de copieur afin de savoir s’il existait une solution à notre besoin. ”

Objectifs, solutions(s) :
“ La solution s’est matérialisé par l’intégration d’un drive à notre photocopieur, drive qui lit les QR-codes générés par la machine à étiquettes dont nous nous sommes également équipés.
En l’absence d’un système standard de lecture des factures et autres documents, c’est la solution la plus appropriée que nous ayons.
Tant et si bien, que nous avons fait équiper un deuxième poste avec la solution Delta’doc.
OMR a mis en place le système avec une parfaite efficacité.
Ils ont su nous conseiller avec simplicité, ont géré l’installation dans le respect des délais et savent surtout être parfaitement réactifs dès la moindre demande. ”

Résultats, bénéfices :
• Delta’doc “CaB“ permet de générer simplement et rapidement des codes à barres pour Delta’doc.
• C’est une solution facile et rapide pour la dématérialisation et optimiser la productivité.
“ Delta’doc “CaB“ a considérablement changé notre traitement du document.
Il nous fait gagner en temps, en efficacité.
Nous générons les étiquettes depuis notre ordinateur en toute simplicité.
C’est vraiment une solution qui nous convient. ”
Angélique Dareau, Comptable de Saint-Jean Communauté