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 Réaliser des économies avec un meilleur traitement des documents sortants

Réaliser des économies avec un meilleur traitement des documents sortants

Le saviez-vous ? En votant la République Numérique, le gouvernement a ouvert la voie à la dématérialisation des documents sortants (bons de commande, de livraison, de transport, factures, ordres de fabrication, bulletins de salaire, etc.).

Loi Macron (facturation électronique inter entreprise), loi El Khomri (Dématérialisation des bulletins de paie), Chorus (facturation électronique vers les établissements publics), signature électronique, piste d’audit fiable ou norme sécurisée (EDI), la volonté de l’État est aujourd’hui d’inciter les entreprises privées à passer à la dématérialisation de leurs documents.

Si la législation semble contraignante, pourquoi ne pas s’appuyer sur les innovations technologiques pour appliquer la dématérialisation aux documents sortants et l’utiliser comme levier de croissance ?

 

Vers la dématérialisation de mes documents sortants

Au-delà de l’optimisation technique permise par la dématérialisation de mes documents sortants, mes bénéfices s’expriment à tous les niveaux de ma chaîne de production : gain de temps, économies de papier et d’affranchissement, le tout accompagné d’une meilleure réputation environnementale et d’une traçabilité améliorée. Avec la dématérialisation de mes documents sortants, mes interlocuteurs disposent du bon document immédiatement, de façon exhaustive et sécurisée. Et les volumes traités sont tels que mon retour sur investissement se ressent dès la mise en œuvre !

Phis'pool pour réduire coûts postaux et manipulations « Démat » des factures : 50% d’économie Je dématérialise mes factures clients en 7 étapes J’optimise la relation client Je gagne du temps avec la signature électronique La "démat." des bulletins de paie en 3 minTémoignage clients Mes offres selon mon métier

Je veux en savoir plus

Les informations recueillies via le site dactyl-omr-solutions.fr (ci-après désigné « le Site ») ont vocation à être traitées par la société Dactyl OMR, responsable de traitement, aux fins de traitement de votre demande de renseignement.
Voir plus

Quand j’imprime, tout a déjà été fait ! Je peux me consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée

Le saviez-vous ? Tri, classement, mise sous pli... le temps de traitement des documents administratifs varie entre 1 et 3 heures par semaine !

Des solutions simples optimisent temps et coûts d’impression.

Comment ? Les données de gestion sont capturées et c’est mon copieur multifonction qui effectue à ma place les manipulations fastidieuses et répétitives : tri et regroupement de données. La mise à jour de mes documents (logo, changements d’adresses, conditions de vente...) devient facile et économique.

Conventions, contrats, factures, bulletins de paie, lettres de mission, courriers, quels que soient mes documents et leur provenance (ERP, facturation, gestion commerciale, bureautique), je gagne du temps avec les solutions Dactyl et OMR !

Phis'pool en 1 min 45, pour réduire mes coûts postaux

Je bénéficie de l’agilité d’une solution métier connectée à mon ERP

Je bénéficie de l’agilité d’une solution métier connectée à mon ERP

L’approche métier répond à mes objectifs stratégiques et non plus seulement documentaires ; La circulation de l’information et des documents suit des processus métiers spécifiques intégrés par Dactyl et OMR tant dans la préconisation que dans la mise en œuvre. Pour des échanges clients et fournisseurs plus agiles !

Avec la dématérialisation des factures, je réduis mes coûts de 50 % !

En un clic depuis mon ERP, j’automatise les envois de factures (inter entreprises - Chorus) par mail, sms, en recommandé, sur un portail ou via un centre éditique.

Avec une économie globale estimée de 6€ par facture et entre 1.3€ et 3€ rien que sur les coûts d’affranchissement, je divise de moitié mes coûts directs (enveloppe-papier-impression-timbre) et indirects (tri-pliage-affranchissement).

Mise en conformité légale, horodatage, signature et certificat RGS* ou RGS**, avec Dactyl et OMR la dématérialisation devient facile !

 

Le saviez-vous ? Faute de "signature électronique" ou d’EDI pour vos factures clients, il vous faut mettre en place une "piste d’audit fiable" visant à prouver l’origine et la non modification du document ; il s’agit de reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation et la conservation de toutes les preuves (devis, commande, livraison).

Facture reçue facture émise

Source : Arthur D.Little

  Je dématérialise mes factures clients…

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…En 7 étapes :

1 - JE GÉNÈRE

Mes factures clients sont imprimées virtuellement au format PDF depuis mon logiciel de gestion commerciale, ERP, …

2 - JE CAPTURE

Mes factures sont analysées par un moteur de capture.

3 - JE SIGNE

Mes factures sont signées électroniquement avec le certificat numérique d’entreprise, et horodatées.

4 - JE DISTRIBUE

Mes factures sont déposées dans les dossiers personnels de mes clients (portail extranet sécurisé).

5 - JE NOTIFIE

Mes clients sont informés de la disponibilité de leurs factures sur leur portail en ligne.

6 - JE CONTROLE

Je visualise les factures consultées et je relance les clients qui n’ont pas encore téléchargé les leurs.

7 - JE COMMUNIQUE

Les pièces complémentaires au paiement d’une facture (BL, Devis signé…) peuvent également être communiquées via le portail.
 

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phispool

Gestion ou bureautique, j’accélère mes flux d’information

Factures, bons de livraison, bulletins de paie, contrats, e-mails, courriers, sont diffusés de façon automatique par e-mail, vers un centre éditique ou stockés sur un portail web sécurisé.

Du suivi des demandes au recouvrement, j’optimise ma relation client

Pour améliorer le suivi client, j’intègre mes données et documents (devis, facture, bon de livraison...) dans une GED ou un portail directement depuis mon ERP ou mon logiciel métier. L’espace sécurisé ou portail documentaire est un outil de relance pour mon service recouvrement qui peut vérifier à tout moment si la facture a bien été réceptionnée par le client.

► Je découvre la solution Phi'spool en vidéo !

Avec la signature électronique, j’économise et gagne en temps et en satisfaction client !

La signature électronique accompagne la dématérialisation des documents et réduit les délais de signature.

Signer électroniquement depuis mon mobile ou mon multifonction un contrat, un devis, un bon de livraison permet une transmission immédiate au service concerné et une réponse plus rapide à mon client final.

Particulièrement efficace pour les écoles dont les conventions de stage requièrent plusieurs signataires, la e-signature peut réduire le délai d'1 semaine à 1 journée !

Quels que soient mon métier et mes documents - quittances de loyers, contrats, conventions de stage, convocations aux assemblées générales, lettres de mission, dossiers d’expertise automobile - signature et recommandé électronique (normalisé ERES) sont pour moi, mes collaborateurs et clients, un gain de temps considérable !

Avec la signature électronique, j’économise et gagne en temps et en satisfaction client !
Dématérialisation des bulletins de paie

Dématérialisation des bulletins de paie : économies tangibles et réduction de l’empreinte écologique à la clé !

La loi El Khomri m’autorise à envoyer mes bulletins de paie au format électronique. Avec la solution Dactyl et OMR, les bulletins de paie produits par mon logiciel métier sont capturés pour être déposés dans l’espace privé de chaque collaborateur (Conformité norme AFNOR NF Z42-020). La solution libère mon service RH des tâches d’impression, de mise sous pli, de distribution et d’archivage.

Le passage au bulletin de paie électronique génère en moyenne 50 % d’économies* par bulletin (papier, impression, mise sous pli, envoi postal, archivage) et peut atteindre jusqu’à 70 % de réduction des coûts de gestion.

 

Le saviez-vous ? Il est obligatoire de conserver les bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu’à l'âge de 75 ans du salarié et de les publier en parallèle dans le compte personnel d’activité (CPA), espace de stockage mis en place par le gouvernement.

J’utilise un espace de stockage certifié coffre-fort électronique (CFE)

Le saviez-vous ? Comme pour tout document sortant je dois apposer la RGS * ou RGS ** pour certifier le document et mon espace de stockage des bulletins de paie doit aussi être certifié coffre-fort électronique (CFE – voir réglementation).

Dactyl et OMR m’accompagnent dans le choix de partenaires certifiés (norme 27001) !

3 min pour tout comprendre sur la dématérialisation des bulletins de paie

Ils témoignent...

Logo CER France Poitou-Charentes

"Avec la dématérialisation du fax, nous souhaitions ne plus être tributaires des lignes, ni du matériel et disposer d’une solution plus moderne permettant de recevoir et envoyer des fax avec le numéro de l’agence à laquelle on est rattaché ; et ce, depuis sa messagerie, qu’on soit chez soi, chez un client pour les collaborateurs nomades ou à l’agence, à partir d’une simple connexion internet. La migration des 41 lignes s’est opérée en 6 à 8 mois et nous pouvons aujourd’hui chiffrer notre économie à 6000 € par an."
 

► CER France Poitou-Charentes opte pour le fax dématérialisé

La solution de fax dématérialisé Betafax a été déployée dans les agences de la société CER France Poitou-Charentes courant 2015. Pour un bénéfice qui s’exprime aujourd’hui non seulement en économies réalisées sur le matériel, les consommations et leur suivi, mais aussi en temps, grâce aux fonctionnalités de la solution.

« Nous travaillions déjà avec OMR sur la partie copieurs lorsque s’est imposée notre réflexion sur la gestion du fax dans notre société, explique Arnaud Rossignol, responsable systèmes, réseaux et sécurité. CER France Poitou-Charentes est une société de conseil et d’expertise comptable qui compte quelque 600 salariés répartis sur 35 sites différents, dotés de 41 lignes fax matérielles : notre clientèle (12 000 clients) est composée pour moitié d’agriculteurs et pour autre moitié d’artisans commerçants.

Avec la dématérialisation du fax, nous souhaitions ne plus être tributaires des lignes, ni du matériel et disposer d’une solution plus moderne permettant de recevoir et envoyer des fax avec le numéro de l’agence à laquelle on est rattaché ; et ce, depuis sa messagerie, qu’on soit chez soi, chez un client pour les collaborateurs nomades ou à l’agence, à partir d’une simple connexion internet.

La migration des 41 lignes s’est opérée en 6 à 8 mois et nous pouvons aujourd’hui chiffrer notre économie à 6000 € par an, tant sur l’envoi et la réception que sur l’achat de matériels et de consommables. Sans compter le gain de temps qui constitue une forme d’économie cachée.

Les équipes OMR nous ont accompagnés, non seulement sur la partie déploiement, mais aussi en termes de suivi sur les économies réalisées. Nous apprécions en outre l’historique conservé sur l’interface de la solution Betafax, qui nous permettra de maintenir ce service sur les quelque 4 à 7 ans d’espérance de vie estimés pour le fax. »
Arnaud Rossignol, Responsable Systèmes, Réseaux et Sécurité chez CER France Poitou-Charentes
Logo Transports Sabatté

"L’envoi de factures à nos clients doit être accompagné d’un ensemble de documents (lettres de voitures, bons de livraison, tickets de pesée…), dont nous devons également conserver un exemplaire : la dématérialisation nous permet d’avoir moins de papier à adresser par la Poste et de gagner du temps ; une fois les documents archivés, la recherche de documents est facilitée par l’accès immédiat que nous offre le portail documentaire." 

Effectif : 60 collaborateurs
CA : 7 M€

→ Contexte et problématique :
« Comme toutes les sociétés de transport, notre activité génère de grandes quantités documents papier à traiter, explique Chantal Fleureau, présidente des Transports Sabatté. Ajoutez à cela le peu de place dont nous disposons pour l’archivage, nous nous retrouvions avec des cartons de documents archivés jusque dans nos couloirs ! Sur ces constats, notre partenaire Dactyl-OMR nous a proposé la solution de gestion des documents Delta’doc. »

→ Objectifs, solutions(s) :
« Nous nous étions fixé deux objectifs complémentaires :
- la gestion de notre archivage,
- la dématérialisation de nos factures.

« La solution mise en œuvre comporte tout d’abord une partie portail où tous les documents sont archivés, triés, organisés. Une partie scan nous permet de scanner les documents qui vont se classer automatiquement d’une part dans la partie portail, d’autre part - pour certains d’entre eux -dans notre application transport. Nous changeons en ce moment notre applicatif paie ; elle sera également reliée à la plateforme de gestion documentaire. »

→ Résultats, bénéfices
« L’envoi de factures à nos clients doit être accompagné d’un ensemble de documents (lettres de voitures, bons de livraison, tickets de pesée…), dont nous devons également conserver un exemplaire :
- la dématérialisation nous permet d’avoir moins de papier à adresser par la Poste et de gagner du temps ;
- une fois les documents archivés, la recherche de documents est facilitée par l’accès immédiat que nous offre le portail documentaire.
L’envoi par email nous facilite la tâche au quotidien, sans avoir à rechercher dans des piles de documents. Nous gagnons en réactivité dans le service que nous offrons à nos clients. »

« La dématérialisation et l’archivage des documents a grandement facilité les recherches de justificatifs fréquemment demandées par nos clients. »
Chantal Fleureau, Présidente des Établissements Sabatté

Selon mon métier, Dactyl et OMR me proposent de gérer mes documents sortants avec :

  • phispool
  • alpha ged
  • alpha ecm
  • open bee
  • mintdoc

Mes solutions

Dématérialisation du document & MFP
Factures client – Bulletins de paie – Conventions – Contrats - Recommandés (ERES) - Capture de données (ERP/CRM) - Certificat RGS - Envoi CPA / Chorus / Centre éditique / Cloud
Portail documentaire / GED
Accélération des flux documentaires – Process métier et circuit de validation - Suivi des demandes clients & règlements - Connection ERP/CRM - Conformité RGPD
Signature électronique ou piste d’audit fiable • Cryptage • Coffre-fort électronique • Copie numérique fiable

Mes bénéfices

  • Réduction des coûts d’édition et d’affranchissement
  • Gain de temps et valeur ajoutée dans le travail
  • Optimisation de la relation client
  • Fluidité des échanges clients / fournisseurs / collaborateurs
  • Mise en conformité RGPD
  • Dématérialisation des processus
  • Traçabilité et sécurité de l’activité
  • Réduction de l’impact environnemental