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Quand la dématérialisation de mes flux documentaires facilite la vie de mon organisation

Quand la dématérialisation de mes flux documentaires facilite la vie de mon organisation

Dématérialisation, archivage, Gestion Électronique du Document et certification de documents, prennent de l’ampleur dans les entreprises ; en effet ces solutions, intégrant les process de vente, d’achat ou de gestion administrative, représentent un potentiel de compétitivité en croissance.

La dématérialisation accélère les flux documentaires, réduit mes coûts de fonctionnement, allège mon empreinte carbone et répond à mes nouveaux besoins d’agilité et d’innovation.

► Le saviez-vous ? La numérisation du document n’est pas sa dématérialisation. Souvent employés comme synonymes, numérisation et dématérialisation sont en fait complémentaires : la numérisation s’applique au document (il s’agit de transformer un document physique au format papier en un fichier numérique), tandis que la dématérialisation concerne les flux numériques et les certifications (RGS* ou RGS**) nécessaires pour conserver la valeur juridique du document. 

Comment dématérialiser en 7 étapes ? Bénéfices et usages de la "démat." GED et RGPD Coffre-fort électronique et copie numérique fiableLa "démat." des bulletins de paie en 3 min Témoignage clients Mes offres selon mon métier

engagement environnement

► Le saviez vous ? Pour une entreprise d’une centaine de salariés, la dématérialisation du document permet de sauver en moyenne 120 arbres chaque année. La dématérialisation représente en outre pour une PME une économie minimum de 20k€ sur les coûts directs.

Source : Gartner Group.

Je veux en savoir plus

Les informations recueillies via le site dactyl-omr-solutions.fr (ci-après désigné « le Site ») ont vocation à être traitées par la société Dactyl OMR, responsable de traitement, aux fins de traitement de votre demande de renseignement.
Voir plus
Le saviez vous

Loi Macron (facturation électronique inter entreprise), loi El Khomri (dématérialisation des bulletins de paie), Chorus (facturation électronique vers les établissements publics), signature électronique, piste d’audit fiable ou norme sécurisée (EDI)...

Comment m’y retrouver dans les solutions et les réglementations ?

Je dématérialise : une solution globale

slide 1

Je me libère des contraintes liées au papier !

1 - Dématérialisation et capture

Suppression des classeurs et des archives encombrantes, recherche facilitée, gains de productivité… Les solutions de dématérialisation Dactyl et OMR me permettent de classer l’ensemble de mes documents papier au format électronique.

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2 - GED : Gestion électronique de documents

Je bénéficie d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) performante et intuitive, pour exploiter de manière optimale mon information !

Centralisation de l’information, accès simple et rapide, partage sécurisé… Les solutions de gestion électronique de documents Dactyl et OMR me permettent d’organiser le classement, la recherche et le partage de tous types de fichiers entre mes différents collaborateurs et partenaires.

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7 étapes pour dématérialiser mes factures clients

J’automatise le traitement de mes factures fournisseurs

 

Dématérialiser et optimiser mes flux documentaires : vers la transition numérique

schéma différents métiersLa dématérialisation et la G.E.D ne sont pas réservées aux grandes structures. Quelle que soit la taille de ma structure (de 1 à 100 salariés ou plus), quelle que soit mon organisation ou mon activité (avocat, mairie, enseignement, entreprise artisanale, industrie, concessionnaire), Dactyl et OMR m’accompagnent dans le choix d’une solution de dématérialisation adaptée, simple et rapide à mettre en place.

► Le saviez-vous ? Le papier est le premier consommable de bureau : un salarié consomme en moyenne 3 ramettes par mois de papier A4 !

 

Quand la dématérialisation sécurise et facilite le travail de mes équipes

Avec la signature électronique, mes collaborateurs peuvent valider et signer une facture client directement depuis leur mobile. La dématérialisation permet de retrouver un document numérisé en quelques clics, d’intégrer les flux comptables pour supprimer des étapes de saisie, d’apposer les valeurs juridiques légales sur mes documents et de sécuriser leur conservation.

 

Portail documentaire : un clic et je récupère mon information !

Papier, courriel Outlook, Word, Excel, Powerpoint, gestion commerciale, CRM, logiciel RH, ERP, mes informations et documents sont accessibles par mes collaborateurs, clients, fournisseurs, élus, étudiants..., depuis un portail sécurisé. En un clic, et à partir d’un simple mot-clé comme dans une recherche google, je retrouve immédiatement tout document !

 

Traitement du document accéléré, relation client optimisée

► Le saviez-vous ? L’acquisition d’un nouveau client coûte 5 à 10 fois plus cher que de fidéliser un nouveau client...

Avec la dématérialisation, non seulement je gagne du temps sur le classement et l’archivage, mais j’accélère mes flux de gestion et fiabilise le suivi de mes documents comptables (circuit de validation, recouvrement des factures clients). J’optimise le travail à plusieurs sur un même document et les échanges avec mes clients.

 

Quand portail et GED me simplifie la conformité RGPD*

Quand portail et GED me simplifie la conformité RGPD*

Mieux sécuriser les données personnelles (clients, fournisseurs, collaborateurs...) tel est l’enjeu de la RGPD auquel répondent les solutions de GED nouvelles générations. Par le cryptage et l’identification des documents, elles assurent la traçabilité des données et permettent d’en contrôler l’accès quelle que soit l’application où elles sont stockées (ERP, CRM, Bureautique). Une GED avec mode opératoire RGPD peut par exemple générer des alertes à partir d’un thésaurus de mots clés préalablement défini, prévenant ainsi l’utilisateur en cas de transmission de données sensibles.

*RGPD : règlementation générale sur la protection des données.

Coffre-fort électronique, archivage à "vocation probatoire", copie numérique fiable : je sécurise mon activité

► Le saviez-vous ? Avec le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, on peut dématérialiser du papier en numérique, c’est-à-dire détruire des documents originaux papier, sous réserve de constituer des copies fiables qui seront conservées dans des conditions adaptées pour préserver leur intégrité.

Destruction de document
coffre fort

Une solution de GED, censée toucher toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage, est-elle pour le moins suffisante ?

→ Non, car pour répondre aux exigences du décret, tout dispositif de numérisation doit être associé à un service de conservation à valeur probante.

 

Dématérialisation de la distribution des bulletins de paie, des factures ou encore conservation de copies numériques fiables...

Avec Dactyl et OMR, j’opte pour le coffre-fort numérique !

De l’archivage au zéro papier, après 2020 la "démat" des factures et bulletins de paie sera la norme !

Pour conserver mes documents dans le temps (factures, bulletins de paie...), en conformité avec les normes et la législation française et européenne, j’opte pour le coffre-fort électronique. Le coffre-fort numérique garantit la valeur probatoire lors d’un contrôle fiscal par exemple. Quelle que soit la taille de mon organisation, le coffre-fort numérique me prémunit contre le vol, les attaques virales, les incendies et la mise en péril de mon activité en cas de perte de documents sensibles.

► Le saviez-vous ? Pour garantir l’intégrité de mes documents, le processus de conservation dans un coffre-fort numérique (voir réglementation) se fait en 2 étapes :

  • Scellement numérique : signature électronique, horodatage, calcul d’empreinte. 
  • Archivage

3 min pour tout comprendre sur la dématérialisation des bulletins de paie

Copie numérique fiable

Quand mon multifonction me garantit un document incorruptible !

La valeur probatoire du document numérique est établie dès la numérisation à partir du système d’impression multifonction.

Depuis l’écran tactile du multifonction, préalablement calibré, l’utilisateur doit s’authentifier, avant de procéder à l’identification de la catégorie et du type de document. La numérisation se fait au format PDF/A-3 (ISO 19005-3) et le contrôle d’intégrité a lieu directement depuis le multifonction, avec calcul d’empreinte, horodatage et signature électronique.

Dématérialisation Cloud ou dans mon entreprise ?

Opter pour un hébergement dans le Cloud, c’est mettre en place en toute simplicité une solution de dématérialisation des factures, des bulletins de paie, ou de portail documentaire sans frais d’infrastructure et de logiciels supplémentaires.

Le mode Cloud offre une solution évolutive de prestation de services : fournisseurs de services managés (MSP), Dactyl et OMR me fournissent une bonne visibilité sur les coûts de fonctionnement et s’adaptent à l’évolution de mon organisation.

Cloud public ou privé, hébergement en local ? Dactyl et OMR m’accompagnent dans le choix le plus adapté à mon organisation.

 

Portail ou GED lié à mes process métier, c’est plus de compétitivité !

Pour le partage sécurisé de mes documents, une solution de type portail centralise l’ensemble de mes informations. Accessible 24h/24, reliée à mes outils de gestion (ERP, CRM), elle intègre mes processus métier et me fait gagner en agilité avec mes clients. Pour offrir de la valeur ajoutée à mes clients, j’optimise mes flux documentaires entrants et sortants dans le respect des obligations légales de dématérialisation :

Ils témoignent...

Logo Approlys

"17 communes et une centaine de collèges de recevoir 500 copieurs multimarques équipés de leurs logiciels d'impression nouvelle génération. L'application du "coût à la page" à l'ensemble du parc impression, la réduction du nombre d'imprimantes permise par la solution Zeta'manage et le passage au protocole d'échange standard PES V2 avec la solution Delta'doc."

► DACTYL-OMR référent APPROLYS pour les solutions d'impression

Centrale d'achats territoriale au service des collectivités publiques et organismes privés, Approlys a titularisé Dactyl Buro pour les demandes mutualisées de ses membres en matière de solutions d'impression. Suite à cette notification, un premier marché a été conclu entre Dactyl Buro et le Conseil Départemental du Loiret.

Dactyl-OMR devient ainsi et pour les 4 prochaines années le référent d'Approlys (deuxième centrale d'achats publique française, par la capacité d'achat de ses 470 adhérents) en matière de conseil, mise en oeuvre et suivi des solutions d'impression. Un premier accord cadre signé avec les 30 membres Approlys du Conseil Départemental du Loiret permet d'ores et déjà à 17 communes et une centaine de collèges de recevoir 500 copieurs multimarques équipés de leurs logiciels d'impression nouvelle génération. L'application du "coût à la page" à l'ensemble du parc impression, la réduction du nombre d'imprimantes permise par la solution Zeta'manage et le passage au protocole d'échange standard PES V2 avec la solution Delta'doc figurent par ailleurs parmi les prestations actuellement en cours de mise en oeuvre sur le département du Loiret.
Centrale d'achats territoriale Approlys
Logo Mairie de Darvoy

"Delta’doc nous permet d’automatiser la dématérialisation des documents, de rationaliser leur classement et leur archivage, et d’en faciliter le partage : les élus peuvent consulter les documents directement sur le poste de travail. Grâce à la numérisation des documents, nous n’envoyons plus aucune facture à la Trésorerie."

► Dématérialisation Delta’doc facilite le PES V2 à la mairie de Darvoy

Le passage au PES V2 étant une obligation, autant opter pour une solution de dématérialisation efficiente ! En choisissant la solution Delta’doc, la mairie de Darvoy (45) répond ainsi pleinement aux exigences de dématérialisation de la chaîne comptable…

→ Répondre aux exigences de dématérialisation du document

Le protocole d’échange standard PES V2 a mis un terme aux échanges de documents “papier” entre les collectivités et le Trésor Public le 1er janvier 2015. Pour répondre aux exigences de dématérialisation du document, les adaptations auxquelles la Mairie de Darvoy (Loiret) doit satisfaire concernent :
• la numérisation de toutes les pièces papier justificatives reçues des tiers, notamment les factures et les délibérations du conseil municipal,
• la modernisation du système d’information, pour veiller à la compatibilité des matériels et logiciels avec le PES V2,
• la mise à niveau des matériels d’impression et de numérisation. »
C’est pourquoi la Mairie de Darvoy a opté pour la solution Delta’doc : « le passage au PES V2 étant une obligation, il nous a bien fallu nous adapter, explique Nathalie Paillet, secrétaire principale de la mairie de Darvoy. Les propositions de Dactyl Buro et la démonstration qui nous en a été faite, nous ont convaincus de l’intérêt de cette solution pour la dématérialisation de nos documents. »

→ De la dématérialisation du document à son partage, son classement, son archivage…

Au-delà de la dématérialisation du document, la solution Delta’Doc permet le classement du document selon sa nature et le service concerné (comptabilité, paie…). À la Mairie de Darvoy, trois personnes utilisent Delta’doc sur un photocopieur dédié : les documents papier sont scannés, et une fois numérisés, directement classés à partir du photocopieur et récupérés sur l’interface Delta’doc.

« Delta’doc nous permet d’automatiser la dématérialisation des documents, de rationaliser leur classement et leur archivage, et d’en faciliter le partage : les élus peuvent consulter les documents directement sur le poste de travail. Grâce à la numérisation des documents, nous n’envoyons plus aucune facture à la Trésorerie. Nous répondons donc pleinement aux obligations de dématérialisation de la chaîne comptable telle qu’exigée par le PES V2. Par ailleurs, la gestion électronique du document représente un gain de temps lorsqu’il nous faut rechercher un document. S’il nous a fallu nous adapter à son utilisation, cette solution se révèle au final très pratique. »
Nathalie Paillet Secrétaire principale de la Mairie de Darvoy
Picto avocat

"DELTADOC me permet de modifier des documents aisément. Ce matin encore, je l’ai utilisé pour intégrer de nouvelles conclusions qui venaient d’être prises. Cela me permet de travailler à partir d’un document existant et de pouvoir le compléter, l’annoter. Précédemment, il nous fallait ressaisir, tâche longue et fastidieuse."

La secrétaire du cabinet d’avocats Lacroix-Jousse, utilise chaque jour DELTADOC, solution de numérisation proposée par Dactyl. DELTADOC a la possibilité de dialoguer directement avec l’application métier utilisée : HELIASTE.
« DELTADOC me permet de modifier des documents aisément. Ce matin encore, je l’ai utilisé pour intégrer de nouvelles conclusions qui venaient d’être prises. Cela me permet de travailler à partir d’un document existant et de pouvoir le compléter, l’annoter. Précédemment, il nous fallait ressaisir, tâche longue et fastidieuse.

DELTADOC s’articule autour de 4 fonctions clés :
• la numérisation des documents papier pour les rendre éditables,
• le traitement des documents avec une précision parfaite qui optimise la productivité,
• la connexion directe à HELIASTE qui autorise plus efficacement plus de tâches,
• l’automatisation des flux de documents avec traitement intensif du papier, ce qui accélère les processus opérationnels.

Nous utilisons DELTADOC depuis plusieurs années déjà et en avons fait un outil indispensable de notre quotidien. »
La secrétaire du cabinet d’avocats Lacroix-Jousse
logo centre morbihan communauté

"Delta’doc “CaB“ a considérablement changé notre traitement du document. Il nous fait gagner en temps, en efficacité. Nous générons les étiquettes depuis  notre ordinateur en toute simplicité. C’est vraiment une solution qui nous convient."
 

Nombre d’administrés : Près de 15 000 habitants

Le 1er janvier 2017, Baud Communauté, Locminé communauté et Saint-Jean Communauté fusionnent pour former une nouvelle intercommunalité, Centre Morbihan Communauté, avec plus de 40 000 habitants répartis dans 19 communes

→ Contexte et problématique :
Identifier un document entrant, être capable de l’imputer à la bonne personne, au bon service, voilà qui s’avère souvent une tâche complexe, monotone.
Angélique Dareau, comptable de Saint-Jean Communauté, expose les raisons qui l’ont amenée à faire appel à OMR.
“ Avant l’installation de Delta’doc, nous n’étions pas en dématérialisation avec la Trésorerie. Nous devions donc nous mettre devant le multifonction pour saisir manuellement toutes les factures. Autant dire que cette tâche était longue et fastidieuse. Le département du Morbihan étant pilote pour la dématérialisation, il nous a fallu très rapidement trouver une solution. Nous avons consulté OMR qui gérait notre parc de copieur afin de savoir s’il existait une solution à notre besoin. ”

→ Objectifs, solutions(s) :
“ La solution s’est matérialisée par l’intégration d’un drive à notre photocopieur, drive qui lit les QR-codes générés par la machine à étiquettes dont nous nous sommes également équipés.
En l’absence d’un système standard de lecture des factures et autres documents, c’est la solution la plus appropriée que nous ayons.
Tant et si bien, que nous avons fait équiper un deuxième poste avec la solution Delta’doc.
OMR a mis en place le système avec une parfaite efficacité.
Ils ont su nous conseiller avec simplicité, ont géré l’installation dans le respect des délais et savent surtout être parfaitement réactifs dès la moindre demande. ”

→ Résultats, bénéfices :
• Delta’doc “CaB“ permet de générer simplement et rapidement des codes à barres pour Delta’doc.
• C’est une solution facile et rapide pour la dématérialisation et optimiser la productivité.
“ Delta’doc “CaB“ a considérablement changé notre traitement du document.
Il nous fait gagner en temps, en efficacité.
Nous générons les étiquettes depuis notre ordinateur en toute simplicité.
C’est vraiment une solution qui nous convient. ”
Angélique Dareau, Comptable de Saint-Jean Communauté
Logo Transports Sabatté

"La dématérialisation nous permet d’avoir moins de papier à adresser par la Poste et de gagner du temps ; une fois les documents archivés, la recherche de documents est facilitée par l’accès immédiat que nous offre le portail documentaire." 
 

Effectif : 60 collaborateurs
CA : 7 M€

→ Contexte et problématique :
« Comme toutes les sociétés de transport, notre activité génère de grandes quantités documents papier à traiter, explique Chantal Fleureau, présidente des Transports Sabatté. Ajoutez à cela le peu de place dont nous disposons pour l’archivage, nous nous retrouvions avec des cartons de documents archivés jusque dans nos couloirs ! Sur ces constats, notre partenaire Dactyl-OMR nous a proposé la solution de gestion des documents Delta’doc. »

→ Objectifs, solutions(s) :
« Nous nous étions fixé deux objectifs complémentaires :
- la gestion de notre archivage,
- la dématérialisation de nos factures.

« La solution mise en œuvre comporte tout d’abord une partie portail où tous les documents sont archivés, triés, organisés. Une partie scan nous permet de scanner les documents qui vont se classer automatiquement d’une part dans la partie portail, d’autre part - pour certains d’entre eux -dans notre application transport. Nous changeons en ce moment notre applicatif paie ; elle sera également reliée à la plateforme de gestion documentaire. »

→ Résultats, bénéfices :
« L’envoi de factures à nos clients doit être accompagné d’un ensemble de documents (lettres de voitures, bons de livraison, tickets de pesée…), dont nous devons également conserver un exemplaire :
- la dématérialisation nous permet d’avoir moins de papier à adresser par la Poste et de gagner du temps ;
- une fois les documents archivés, la recherche de documents est facilitée par l’accès immédiat que nous offre le portail documentaire.
L’envoi par email nous facilite la tâche au quotidien, sans avoir à rechercher dans des piles de documents. Nous gagnons en réactivité dans le service que nous offrons à nos clients. »

« La dématérialisation et l’archivage des documents a grandement facilité les recherches de justificatifs fréquemment demandées par nos clients. »
Chantal Fleureau, Présidente des Établissements Sabatté

Selon mon métier, Dactyl et OMR me proposent la dématérialisation avec :

  • Deltadoc
  • Phispool
  • alpha ged
  • alpha ecm
  • open bee
  • mintdoc

Mes solutions

Dématérialisation des processus
Suivi des demandes clients, fournisseurs G.E.D – Portail documentaire (ERP / CRM) - Conformité RGPD – Travail collaboratif - Hébergement Cloud
Accélération des flux documentaires & délais de traitement
Factures, bulletins de paie, contrats, recommandés électroniques
Archivage à vocation probatoire
Signature électronique – Coffre-fort numérique – Copie numérique fiable

Mes bénéfices

  • Levier de croissance
  • Gain de temps
  • Réduction des coûts
  • Relation client optimisée
  • Respect des obligations légales
  • Mise en conformité RGPD
  • Sécurité et traçabilité
  • Suppression des salles d’archives
  • Réduction de l’empreinte écologique