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Documents entrants bien gérés, temps de gagné à l’arrivée

Documents entrants bien gérés, temps de gagné à l’arrivée

Le saviez-vous ? 82 % des entreprises considèrent que la gestion des documents entrants est une fonction critique dans leur organisation. Généralement photocopiés pour être diffusés manuellement aux différents interlocuteurs, ces documents sont au mieux numérisés pour être renommés, classés et distribués. Il est ensuite difficile de retrouver le bon document au bon endroit, ou encore de les numériser car tout cela demande du temps !

Le Saviez-vous ? La conservation numérique n’a que des avantages :

  • Sécurité : contre la perte de documents sensibles qui mettrait en danger mon activité
  • Gain de place : les espaces de stockage (salles d’archives) sont allégés
  • Économie financière : le stockage électronique est moins coûteux
  • Meilleure productivité : réduction du temps d’archivage et de recherche des documents
  • Agilité et innovation : elle favorise la dynamique de dématérialisation des processus

Je veux en savoir plus

Les informations recueillies via le site dactyl-omr-solutions.fr (ci-après désigné « le Site ») ont vocation à être traitées par la société Dactyl OMR, responsable de traitement, aux fins de traitement de votre demande de renseignement.
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Je produis une copie numérique fiable à partir de mon multifonction : vers le zéro papier !

copie numérique fiableDactyl et OMR m’accompagnent dans le choix d’une solution tout-en-un me permettant de me conformer très simplement aux dispositions légales de la dématérialisation ; ce, dès le scan du document depuis mon multifonction, jusqu’à son stockage dans un Coffre-Fort Numérique (CFN).

Mon copieur multifonction devient le point central pour garantir le respect du cadre légal de bout en bout, avec calcul d’empreinte, cryptage du document, horodatage et signature électronique ; à l’image de la gamme de systèmes d’impression labellisée "Copie  Numérique Fiable Ready" de Konica Minolta.

Je produis une copie numérique fiable à partir de mon multifonction : vers le zéro papier !

En un clic je retrouve l’information dont j’ai besoin

Classement, recherche, publication des documents dans un portail sécurisé, j’ai besoin d’un outil qui automatise la numérisation et l’indexation des documents papier pour les partager en réseau.

Dactyl et OMR me conseillent sur l’outil le plus adapté à mon organisation, du plus simple au plus élaboré grâce à de nombreux partenariats avec les principaux éditeurs du marché.

Confidentialité du document, circuits de validation accélérés : je facilite les échanges

L’automatisation de la numérisation depuis mon multifonction me fait gagner du temps et normalise les usages de chacun. Résultat ? Une confidentialité préservée et un gain de temps de 70 % en matière de recherche de documents.

De plus, la mise en place de circuit de validation (workflow) fiabilise le traitement des demandes (clients, fournisseurs, ressources humaines), réduit les allers/retours et augmente ma productivité.

deltadoc

Factures fournisseurs intégrées automatiquement dans mon ERP : je gagne du temps !

Les solutions de gestion des documents entrants optimise mes flux comptables (ERP) ou marketing (CRM). Numérisation des données (montant HT, tva, nom, siret, échéance...), intégration automatique dans mon outil de gestion : le gain de temps est considérable puisqu’il n’y a plus besoin de saisir manuellement mes factures fournisseurs par exemple !

► Je découvre la solution Delta'doc en vidéo

J’automatise le traitement de mes factures fournisseurs

schema openbee

→ Capture des documents numérisés ou déposés dans un dossier surveillé.

→ Personnalisation des modèles par fournisseur pour une reconnaissance automatique.

Capture des données :

  • En tête et pied de page,
  • Lignes articles,
  • Montant HT, TVA, nom, SIRET, échéance...

→ Intégration automatique dans mon outil de gestion.

benefices

slide 6

J’optimise la diffusion et l’archivage du courrier papier

Avec Delta'doc je réduis le temps passé au tri et à la diffusion des courriers vers différents interlocuteurs : archivage automatique ou semi-automatique, océrisation des contenus, publication dans un portail documentaire, la solution me permet d’effectuer des recherches sur un simple mot-clé. Je dématérialise et gagne en efficacité !

dispatch crm st seb

Je prends le contrôle de mes documents entrants

Avec l’automatisation de leur traitement par la dématérialisation, j’optimise la gestion de mes documents entrants (factures fournisseurs, bons de commande, candidatures, courriers clients et autres documents entrants). Gain de productivité, diminution des délais de traitement, meilleure fluidité des échanges, réactivité renforcée et réduction des coûts : avec une meilleure gestion de mes documents entrants, je suis gagnant sur tous les tableaux !

Betafax en 1 min 30, le fax dématérialisé pour accéder à mes informations 24/7

Coffre fort

Dois-je choisir une solution de gestion des documents entrant en mode Cloud ?

Avec le cloud, j’évite les investissements supplémentaires en infrastructure. Je dispose d’une solution adaptée à mon métier et qui suit l’évolution de mon entreprise moyennant abonnement ; mes coûts de fonctionnement sont transparents.

Dactyl et OMR m'accompagnent dans l’étude au cas par cas de la solution la plus adaptée à mes besoins.

Ils témoignent...

Logo Approlys

"17 communes et une centaine de collèges de recevoir 500 copieurs multimarques équipés de leurs logiciels d'impression nouvelle génération. L'application du "coût à la page" à l'ensemble du parc impression, la réduction du nombre d'imprimantes permise par la solution Zeta'manage et le passage au protocole d'échange standard PES V2 avec la solution Delta'doc."

► DACTYL-OMR référent APPROLYS pour les solutions d'impression

Centrale d'achats territoriale au service des collectivités publiques et organismes privés, Approlys a titularisé Dactyl Buro pour les demandes mutualisées de ses membres en matière de solutions d'impression. Suite à cette notification, un premier marché a été conclu entre Dactyl Buro et le Conseil Départemental du Loiret.

Dactyl-OMR devient ainsi et pour les 4 prochaines années le référent d'Approlys (deuxième centrale d'achats publique française, par la capacité d'achat de ses 470 adhérents) en matière de conseil, mise en oeuvre et suivi des solutions d'impression. Un premier accord cadre signé avec les 30 membres Approlys du Conseil Départemental du Loiret permet d'ores et déjà à 17 communes et une centaine de collèges de recevoir 500 copieurs multimarques équipés de leurs logiciels d'impression nouvelle génération. L'application du "coût à la page" à l'ensemble du parc impression, la réduction du nombre d'imprimantes permise par la solution Zeta'manage et le passage au protocole d'échange standard PES V2 avec la solution Delta'doc figurent par ailleurs parmi les prestations actuellement en cours de mise en oeuvre sur le département du Loiret.
Centrale d'achats territoriale Approlys
Logo Mairie de Darvoy

"Delta’doc nous permet d’automatiser la dématérialisation des documents, de rationaliser leur classement et leur archivage, et d’en faciliter le partage : les élus peuvent consulter les documents directement sur le poste de travail. Grâce à la numérisation des documents, nous n’envoyons plus aucune facture à la Trésorerie."

► Dématérialisation Delta’doc facilite le PES V2 à la mairie de Darvoy

Le passage au PES V2 étant une obligation, autant opter pour une solution de dématérialisation efficiente ! En choisissant la solution Delta’doc, la mairie de Darvoy (45) répond ainsi pleinement aux exigences de dématérialisation de la chaîne comptable…

→ Répondre aux exigences de dématérialisation du document

Le protocole d’échange standard PES V2 a mis un terme aux échanges de documents “papier” entre les collectivités et le Trésor Public le 1er janvier 2015. Pour répondre aux exigences de dématérialisation du document, les adaptations auxquelles la Mairie de Darvoy (Loiret) doit satisfaire concernent :
• la numérisation de toutes les pièces papier justificatives reçues des tiers, notamment les factures et les délibérations du conseil municipal,
• la modernisation du système d’information, pour veiller à la compatibilité des matériels et logiciels avec le PES V2,
• la mise à niveau des matériels d’impression et de numérisation. »

C’est pourquoi la Mairie de Darvoy a opté pour la solution Delta’doc : « le passage au PES V2 étant une obligation, il nous a bien fallu nous adapter, explique Nathalie Paillet, secrétaire principale de la mairie de Darvoy. Les propositions de Dactyl Buro et la démonstration qui nous en a été faite, nous ont convaincus de l’intérêt de cette solution pour la dématérialisation de nos documents. »

→ De la dématérialisation du document à son partage, son classement, son archivage…

Au-delà de la dématérialisation du document, la solution Delta’Doc permet le classement du document selon sa nature et le service concerné (comptabilité, paie…). À la Mairie de Darvoy, trois personnes utilisent Delta’doc sur un photocopieur dédié : les documents papier sont scannés, et une fois numérisés, directement classés à partir du photocopieur et récupérés sur l’interface Delta’doc.

« Delta’doc nous permet d’automatiser la dématérialisation des documents, de rationaliser leur classement et leur archivage, et d’en faciliter le partage : les élus peuvent consulter les documents directement sur le poste de travail. Grâce à la numérisation des documents, nous n’envoyons plus aucune facture à la Trésorerie. Nous répondons donc pleinement aux obligations de dématérialisation de la chaîne comptable telle qu’exigée par le PES V2. Par ailleurs, la gestion électronique du document représente un gain de temps lorsqu’il nous faut rechercher un document. S’il nous a fallu nous adapter à son utilisation, cette solution se révèle au final très pratique. »
Nathalie Paillet Secrétaire principale de la Mairie de Darvoy
Picto avocat

"DELTADOC me permet de modifier des documents aisément. Ce matin encore, je l’ai utilisé pour intégrer de nouvelles conclusions qui venaient d’être prises. Cela me permet de travailler à partir d’un document existant et de pouvoir le compléter, l’annoter. Précédemment, il nous fallait ressaisir, tâche longue et fastidieuse."

La secrétaire du cabinet d’avocats Lacroix-Jousse, utilise chaque jour DELTADOC, solution de numérisation proposée par Dactyl. DELTADOC a la possibilité de dialoguer directement avec l’application métier utilisée : HELIASTE.
« DELTADOC me permet de modifier des documents aisément. Ce matin encore, je l’ai utilisé pour intégrer de nouvelles conclusions qui venaient d’être prises. Cela me permet de travailler à partir d’un document existant et de pouvoir le compléter, l’annoter. Précédemment, il nous fallait ressaisir, tâche longue et fastidieuse.

DELTADOC s’articule autour de 4 fonctions clés :
• la numérisation des documents papier pour les rendre éditables,
• le traitement des documents avec une précision parfaite qui optimise la productivité,
• la connexion directe à HELIASTE qui autorise plus efficacement plus de tâches,
• l’automatisation des flux de documents avec traitement intensif du papier, ce qui accélère les processus opérationnels.

Nous utilisons DELTADOC depuis plusieurs années déjà et en avons fait un outil indispensable de notre quotidien. »
La secrétaire du cabinet d’avocats Lacroix-Jousse
Logo Golfe du Morbihan

“ Son atout ? C’est pour moi, avant tout, une question de rapidité. Avant, nous scannions les documents un à un, c’était long. Maintenant, il me suffit de préparer les factures en amont, je les positionne dans le multifonction, une facture, une feuille blanche etc. Et en moins de cinq minutes la numérisation des factures reçues est effectuée."

Le 1er janvier 2017, la Communauté de communes de la Presqu'île de Rhuys, Loc'h Communauté et Vannes Agglo fusionnent pour former une nouvelle intercommunalité, Golfe du Morbihan - Vannes Agglomération, avec plus de 160 000 habitants répartis dans 34 communes.

→ Contexte et problématique :
Aujourd’hui, il n’est pas une entreprise, une collectivité pour qui le traitement, la gestion du document ne soit un réel enjeu.
Olivier Goupil, adjoint au DSI de Vannes Agglomération le pose ainsi : “ dans le cadre du marché public passé avec OMR, et avec les objectifs de dématérialisation qui nous sont assignés, nous avons missionné notre prestataire pour nous fournir une solution de traitement numérique du document.
Notre réalité, ce sont factures et documents divers qui, tous les jours, doivent être enregistrés, archivés, redirigés. Jusque-là, il fallait les traiter individuellement, manuellement ce qui était un travail long et fastidieux. ”

→ Objectifs, solutions(s) :
L’objectif assignés à la solution Delta’doc est précis :
- gagner du temps,
- augmenter la productivité des collaborateurs,
- adapter le processus de dématérialisation en fonction de l’organisation,
- retrouver aisément un document numérisé.
“ Notre volonté était de pouvoir dématérialiser les factures ou tout autre document susceptibles d’être transmis à la préfecture.
OMR nous a convié à une démonstration dans ses locaux, démonstration qui s’est avérée parfaitement convaincante.
Mise en place il y a maintenant près de 3 ans, nous bénéficions du recul nécessaire et suffisant pour mesurer l’efficacité de la solution Delta’doc.
En ce qui concerne son installation et son déploiement, sa mise en œuvre a été d’une extrême simplicité.
Cette solution qui nous satisfait pleinement aujourd’hui va, à moyen terme, être complétée par une gestion électronique du document.
Nous sommes certains, auprès d’OMR, de trouver conseils et solutions parfaitement avisés. ”

→ Résultats, bénéfices :
Rapidité, partage, efficacité sont enfin rassemblés. Au quotidien, c’est Alice Guillevic, standardiste à Vannes Agglomération qui utilise Delta’doc.
“ Son atout ? C’est pour moi, avant tout, une question de rapidité. Avant, nous scannions les documents un à un, c’était long. Maintenant, il me suffit de préparer les factures en amont, je les positionne dans le multifonction, une facture, une feuille blanche etc. Et en moins de cinq minutes
la numérisation des factures reçues est effectuée.
Une fois la manipulation faite sur le Drive, je suis assurée que la comptabilité a accès aux données. ”»

“ C’est pour moi, avant tout, une question de rapidité. ”
Alice Guillevic, standard Vannes Agglomération
Alice Guillevic, standard & Olivier Goupil, adjoint DSI Vannes Agglomération
logo Ville d’Orgères

« Avec Delta’doc, nos paquets de factures sont scannés en un seul passage. Les fichiers numérisés vont se ranger automatiquement dans le bon dossier sur le serveur ; 
Cet outil est accessible à tous sur le copieur, et en fonction des besoins identifiés, différentes fonctions sont accessibles : envoi des emails avec une pièce jointe, envoi des scans à tous les élus, un scan qui envoie dans le dossier des marchés, l’autre vers le dossier “divers”…»

On gagne du temps dans la numérisation des documents entrants. L’outil est convivial et vraiment facile d’utilisation."

Nombre d’administrés : 4 000 habitants

→ Contexte et problématique :
La Mairie d’Orgères (Ille-et-Vilaine) a profité du renouvellement de son matériel d’impression pour intégrer la numérisation des documents entrants.
« Nous disposions d’un copieur en fin de vie, que nous avons souhaité remplacer dans le cadre d’un marché public, explique Sabine Lechâble, responsable pôle Administration Générale Ville d’Orgères. Nous avons au final acquis trois équipements : le copieur principal de la Mairie plus deux copieurs destinés à l’équipement des écoles de la commune. Aujourd’hui, le circuit interne des documents est entièrement numérisé, de leur arrivée à la Mairie jusqu’à la perception. »

→ Objectifs, solutions(s) :
« Les objectifs exprimés lors de notre consultation et sur lesquels nous avons retenu OMR sont :
- la facilité de fonctionnement du copieur, son niveau de performance, son ergonomie et sa robustesse,
- la pertinence des moyens mis en œuvre pour assurer la maintenance préventive et curative,
- les moyens offerts aux utilisateurs dans le cadre du service après-vente, en matière de formation
- le coût global acquisition-maintenance.»

« Le copieur est utilisé par tous les services de la commune et les associations pour lesquelles nous le mettons à disposition. Cela représente entre une quinzaine et une vingtaine d’utilisateurs. Au-delà de la montée en gamme, toujours appréciable mais directement liée au fait que les matériels évoluent, nous sommes montés en compétences avec la solution de numérisation. »

→ Résultats, bénéfices :
« Avec Delta’doc, nos paquets de factures sont scannés en un seul passage. Les fichiers numérisés vont se ranger automatiquement dans le bon dossier sur le serveur ;
Cet outil est accessible à tous sur le copieur, et en fonction des besoins identifiés, différentes fonctions sont accessibles : envoi des emails avec une pièce jointe, envoi des scans à tous les élus, un scan qui envoie dans le dossier des marchés, l’autre vers le dossier “divers”…»
On gagne du temps dans la numérisation des documents entrants. L’outil est convivial et vraiment facile d’utilisation. »

« Delatd’doc est un outil convivial qui nous a fait gagner du temps. »
Sabine Lechâble, responsable pôle Administration Générale Ville d’Orgères
logo Panpharma

"Nous utilisons Delta’doc de façon précise, ciblée. » précise Maxence Esnault. Delta’doc s’adapte aux process d’organisation de l'entreprise et les optimise au travers d’une numérisation intelligente, du traitement, de la distribution des documents et ce, en toute sécurité."

Secteur d’activité : Groupe pharmaceutique

Effectif : 400 collaborateurs

CA : 120 M€

→ Contexte et problématique :
Aujourd’hui, numériser les documents est une étape essentielle, voire critique, quelle que soit l’entreprise, quelle que soit son organisation.
Elle doit avant tout être menée avec efficacité et sûreté afin de pouvoir s’intégrer au plus juste dans les process de fonctionnement de l’entreprise.
« Nos multifonctions possédaient tous des solutions embarquées standard, explique Maxence Esnault, responsable informatique Panpharma. Sur les conseils d’OMR, nous avons décidé d’y intégrer la suite logicielle Delta’doc afin de pouvoir optimiser l’étape de numérisation.
Grâce à cette suite, nous pouvons faire de l’insertion en masse et effectuer la numérisation en masse de toutes les factures. »

→ Objectifs, solutions(s) :
De la base de la plateforme OSA (Open Systems Architecture), Delta’doc exploite toutes les potentialités et permet de rendre le travail avec un multifonction encore plus intelligent.
Depuis le panneau de contrôle du périphérique, l’accès aux applications intégrées est immédiat.
« Cette solution est vraiment performante, précise Maxence Esnault, et nous sommes même convaincus de ne pas encore exploiter toutes ses potentialités. »
Ainsi le multifonction s’avère être un point d’entrée vers le réseau.
Il permet un accès rapide et souple à l’ensemble des documents.
Contrôle, sécurité sont les garanties supplémentaires d’une gestion simplifiée du workflow.»

→ Résultats, bénéfices :
Intégrée aux multifonctions de Panpharma, Delta’doc est une suite logicielle intelligente qui permet d’intégrer et de gérer avec efficacité et fluidité les flux de numérisation dans l’organisation de l’entreprise.
« Nous utilisons Delta’doc de façon précise, ciblée. » précise Maxence Esnault.
Delta’doc s’adapte aux process d’organisation de l'entreprise et les optimise au travers d’une numérisation intelligente, du traitement, de la distribution des documents et ce, en toute sécurité.
Maxence Esnault, Responsable informatique Panpharma
logo hippodrome vichy bellerive

"Nos objectifs étaient d’améliorer de façon globale l’organisation du système d’information de la Société des Courses de Vichy Auvergne de sorte à favoriser le partage de l’information, à générer des documents homogènes en termes de formats, et à uniformiser l’archivage de nos documents."

Secteur d’activité : Gestion d’installations sportives - Société des courses de Vichy

Effectif : 20 collaborateurs

→ Contexte et problématique :
La Société des Courses de Vichy Auvergne a en charge l’organisation des courses de l’Hippodrome de Vichy Bellerive. Des services administratifs au personnel terrain, de 8 à 16 collaborateurs peuvent être amenés à générer ou avoir accès à l’information.
« Pour limiter les risques de perte de documents ou de temps passé à retrouver un fichier au nom quelque peu exotique, nous avons, sur les conseils de Dactyl-Buro notre prestataire historique, installé la solution de capture du document Delta’doc », explique
Adelise Ducher Roche, directrice adjointe Société des Courses de Vichy Auvergne.

→ Objectifs, solutions(s) :
« Nos objectifs étaient d’améliorer de façon globale l’organisation du système d’information de la Société des Courses de Vichy Auvergne de sorte à :
- favoriser le partage de l’information,
- générer des documents homogènes en termes de formats,
- uniformiser l’archivage de nos documents. »

« Mise en œuvre en 2014, la solution Delta’doc nous permet d’enregistrer les documents à la bonne place immédiatement, en évitant de faire plusieurs fois la même manipulation :
- chaque collaborateur dispose d’un dossier à son nom dans lequel il range les documents comme il l’entend ;
- par le choix du répertoire, les documents sont renommés automatiquement, favorisant un classement rationnel des fichiers ;
- le document scanné peut ainsi être rangé où on le souhaite, comme on pourrait le faire pour des documents papiers. »

→ Résultats, bénéfices :
« Au-delà de l’amélioration de notre système d’information, la solution de capture du document Delta’doc a bénéficié à l’organisation globale de la Société des Courses de Vichy Auvergne :
- Gain en efficacité : réduction des pertes de documents et d’information liées au fait que chacun enregistrait les fichiers sur son bureau personnel ;
- Gain de temps : en une seule et simple manipulation, le document est scanné, renommé automatiquement et classé au bon endroit ;
- Optimisation de la gestion : rangés à la bonne place et renommés de façon rationnelle, les documents sont facilement identifiés et mobilisables, quel que soit l’utilisateur. »

« La mise en place de la capture du document a bénéficié à l’efficacité de notre organisation tout entière. »
Adelise Ducher Roche, directrice adjointe Société des Courses de Vichy Auvergne
logo centre morbihan communauté

"Delta’doc “CaB“ a considérablement changé notre traitement du document. Il nous fait gagner en temps, en efficacité. Nous générons les étiquettes depuis  notre ordinateur en toute simplicité. C’est vraiment une solution qui nous convient."
 

Nombre d’administrés : Près de 15 000 habitants

Le 1er janvier 2017, Baud Communauté, Locminé communauté et Saint-Jean Communauté fusionnent pour former une nouvelle intercommunalité, Centre Morbihan Communauté, avec plus de 40 000 habitants répartis dans 19 communes

→ Contexte et problématique :
Identifier un document entrant, être capable de l’imputer à la bonne personne, au bon service, voilà qui s’avère souvent une tâche complexe, monotone.
Angélique Dareau, comptable de Saint-Jean Communauté, expose les raisons qui l’ont amenée à faire appel à OMR.
“ Avant l’installation de Delta’doc, nous n’étions pas en dématérialisation avec la Trésorerie. Nous devions donc nous mettre devant le multifonction pour saisir manuellement toutes les factures. Autant dire que cette tâche était longue et fastidieuse. Le département du Morbihan étant pilote pour la dématérialisation, il nous a fallu très rapidement trouver une solution. Nous avons consulté OMR qui gérait notre parc de copieur afin de savoir s’il existait une solution à notre besoin. ”

→ Objectifs, solutions(s) :
“ La solution s’est matérialisée par l’intégration d’un drive à notre photocopieur, drive qui lit les QR-codes générés par la machine à étiquettes dont nous nous sommes également équipés.
En l’absence d’un système standard de lecture des factures et autres documents, c’est la solution la plus appropriée que nous ayons.
Tant et si bien, que nous avons fait équiper un deuxième poste avec la solution Delta’doc.
OMR a mis en place le système avec une parfaite efficacité.
Ils ont su nous conseiller avec simplicité, ont géré l’installation dans le respect des délais et savent surtout être parfaitement réactifs dès la moindre demande. ”

→ Résultats, bénéfices :
• Delta’doc “CaB“ permet de générer simplement et rapidement des codes à barres pour Delta’doc.
• C’est une solution facile et rapide pour la dématérialisation et optimiser la productivité.
“ Delta’doc “CaB“ a considérablement changé notre traitement du document.
Il nous fait gagner en temps, en efficacité.
Nous générons les étiquettes depuis notre ordinateur en toute simplicité.
C’est vraiment une solution qui nous convient. ”
Angélique Dareau, Comptable de Saint-Jean Communauté
Logo Transports Sabatté

"Une partie scan nous permet de scanner les documents qui vont se classer automatiquement d’une part dans la partie portail, d’autre part - pour certains d’entre eux  -dans notre application transport." 

Effectif : 60 collaborateurs
CA : 7 M€

→ Contexte et problématique :
« Comme toutes les sociétés de transport, notre activité génère de grandes quantités documents papier à traiter, explique Chantal Fleureau, présidente des Transports Sabatté. Ajoutez à cela le peu de place dont nous disposons pour l’archivage, nous nous retrouvions avec des cartons de documents archivés jusque dans nos couloirs ! Sur ces constats, notre partenaire Dactyl-OMR nous a proposé la solution de gestion des documents Delta’doc. »

→ Objectifs, solutions(s) :
« Nous nous étions fixé deux objectifs complémentaires :
- la gestion de notre archivage,
- la dématérialisation de nos factures.

« La solution mise en œuvre comporte tout d’abord une partie portail où tous les documents sont archivés, triés, organisés. Une partie scan nous permet de scanner les documents qui vont se classer automatiquement d’une part dans la partie portail, d’autre part - pour certains d’entre eux -dans notre application transport. Nous changeons en ce moment notre applicatif paie ; elle sera également reliée à la plateforme de gestion documentaire. »

→ Résultats, bénéfices :
« L’envoi de factures à nos clients doit être accompagné d’un ensemble de documents (lettres de voitures, bons de livraison, tickets de pesée…), dont nous devons également conserver un exemplaire :
- la dématérialisation nous permet d’avoir moins de papier à adresser par la Poste et de gagner du temps ;
- une fois les documents archivés, la recherche de documents est facilitée par l’accès immédiat que nous offre le portail documentaire.
L’envoi par email nous facilite la tâche au quotidien, sans avoir à rechercher dans des piles de documents. Nous gagnons en réactivité dans le service que nous offrons à nos clients. »

« La dématérialisation et l’archivage des documents a grandement facilité les recherches de justificatifs fréquemment demandées par nos clients. »
Chantal Fleureau, Présidente des Établissements Sabatté

Selon mon métier, Dactyl et OMR me proposent de gérer mes documents entrants avec :

  • delta doc
  • alpha ged
  • alpha ecm
  • open bee

Mes solutions

Dématérialisation du document & MFP
Numérisation – Archivage normalisé - Copie numérique fiable – E-signature - Circuit de validation - Intégration ERP/CRM - Cloud
Portail documentaire / GED
Bons de commandes, Factures fournisseurs, Courriers, Contrats, Recommandés électroniques - Connection ERP/CRM - Conformité RGPD
Coffre fort numérique
Signature électronique - Horodatage - Calcul d’empreinte

Mes bénéfices

  • Gain de temps & réduction des coûts
  • Rapidité d’accès aux documents
  • Tâches à valeur ajoutée
  • Mise en conformité RGPD
  • Confidentialité et sécurité
  • Dématérialisation des processus